Gönüllülük Psikolojisi ve Gönüllü Yönetimi

1.  GÖNÜLLÜLÜK NEDİR?,

Gönüllülük; bireylerin toplumsal sorumluluk anlayışıyla, çıkar gözetmeksizin bilgi, zaman, beceri, deneyim ve kaynaklarını –kendi özgür iradeleriyle- bir sivil toplum kuruluşunun amacı doğrultusunda kullanmalarıolarak tanımlanabilir. Sözlük anlamı olarak gönüllülük; ağır bir işte kendi rızasıyla çalışmak olarak tanımlanmış olmasına rağmen toplumumuzda sivil toplum kuruluşlarında çalışanlar gönüllü olarak algılanmaktadır. Zira gönüllü olarak çalışma esası sivil toplum kuruluşlarının var oluşunun temel unsurlarındandır.

Gönüllülerle çalışmak, kurumun paydaş ağının ve faaliyet alanının genişlemesi, yeni kontaklara kavuşması, kadrosundaki personelin becerilerinin genişletilebilmesi gibi faydalar sağlamaktadır.

Nedenlerinin çoğaltılabileceği bu gibi durumlarda sivil toplum örgütlenmeleri ya gönüllülerle çalışmak istemekte ya da eldeki imkansızlıklardan dolayı böyle bir çalışmaya mecbur kalmaktadır.  

2. GÖNÜLLÜLÜK PSİKOLOJİSİ

Sivil toplum kuruluşlarına zamanını, emeğini ve/veya uzmanlık bilgisini sunan insanlara bakıldığında bunların –toplumumuzda yaygın haliyle- temel olarak yardım etme isteği, başkalarına faydalı olma isteği gibi istekleri olduğu fakat bunların yanında bir takım başka istemleri/ihtiyaçları için bu tür kurumlara yöneldiği gözlenmektedir. Gönüllülerin psikolojisini anlamak kuruma yapacağı birçok faaliyette kolaylık sağlamanın yanında beraber çalıştığı insanların da görev tatminine kavuşmasını, çatışmaların giderilmesini ve grup dinamiklerinin sağlamlaşmasını sağlayacaktır. Gönüllülerin psikolojik durumu üç başlıkta incelenecektir.

2.1.   KİŞİLER NİÇİN GÖNÜLLÜ OLURLAR?

Kişiler herhangi bir sivil toplum kuruluşunda sürekli olarak (tam zamanlı veya yarı zamanlı) ya da belirli projelere katılmak suretiyle gönüllü olarak faaliyet göstermektedir. Kişilerin gönüllü faaliyetlere katılımı, onların bir takım beklentilerinin/amaçlarının karşılanmasıyla doğru orantılıdır. Bu beklentiler/amaçlar şöyle sıralanabilir:

·          Kişi, kendisine sosyal bir çevre edinerek yalnızlık duygusundan veya can sıkıntısından kurtulmakistiyordur.

·          Kişi, inandığı bir şeyi desteklemek istiyordur.

·          Kişi, ilgili STK’da yapılan işleri eğlenceli buluyor olabilir. Dolayısıyla orada bulunmaktan zevk alacaktır.

·          Kişi yeni beceriler kazanmak istiyordur ya da var olan becerilerini ilgili kurumda kullanmak suretiyle korumak istiyordur.

·          Kişi, kendisinde var olan birtakım yetenekleri başkalarıyla paylaşmak istiyordur.

·          Kişi, kendisini ihtiyaç duyulan birisi olarak görmek istiyordur. Bir problemin çözümüne ortak olmakistiyordur.

·          Kişi, içinde bulunduğu sosyal çevrede önemli ve popüler birisi olmak istiyordur.

·          Kişi, yeni arkadaş ve dost çevresi edinmek istiyordur.

·          Kişi sosyal gereksinimlerden olan aidiyet duygusunu tatmin etmek istiyordur.

·          …/…

2.2. KİŞİLER NİÇİN GÖNÜLLÜ OLMAZLAR?

Kişilerin niçin gönüllü olmadığını bilmek, onların niçin gönüllü olmak istediğini bilmekten daha önemlidir. Çünkü kişiler hiçbir neden olmadan, herhangi bir beklenti içine girmeden gönüllü olabilmekteler fakat neden gönüllü olmadıkları incelendiğinde, çoğunlukla altında önemli nedenlerin yattığı görülmektedir. Bu nedenlerden en çok karşılaşılanlar sıralanacak olursa:

·          Kişiler, sorumluluk almak ya da kendini bir yere bağımlı hissetmek istememektedir.

·          Kimse onlara gönüllü olup olmayacağını sormamıştır.

·          Yapabilecekleri bir şeylerin olduğuna inanmazlar.

·          Daha önce kötü deneyimleri olmuştur. Beklentileri karşılanamamıştır, yaptığı iş küçümsenmiştir ya da tatsız bir şekilde ayrılmıştır.

·          Halihazırda çokça sorumluluk altındadırlar.

·          Yapılan faaliyetlerin sıkıcı bir iş olduğunu düşünürler.

·          Özgüven eksikliğinden dolayı böyle bir işe kalkışmazlar.

·          Halihazırda çalıştığı işine engel teşkil edeceğini düşünür.

·          Kişinin bir “gönüllü olma” anlayışı yoktur veya böyle bir alışkanlık/gelenek çevresinde/ailesinde yoktur.

·          Kişi ek masraf yapacağından çekinir ve bu masrafları gözünde büyütür.

·          … /…

Kişilerin gönüllü olarak kurumda çalışırken yaşadığı bazı durumlar var ki bunlar pratikte genellikle dile getirilmezler. Bazen bunlar kişinin kurumdan uzaklaşmasının hatta bazen tüm gönüllü işlerden kopmasına zemin hazırlarlar. Bu durumların tespit edilmesi ve çözüme kavuşturulması, hem kişilerin kurumdan kopmamasını hem de belki çok basit bir çözümü olan durumun gözden kaçırılarak tekrar etmesini önleyici olabilir. Dile getirilmeyen bu durumlar özetlenecek olursa:

Kişinin beklentileri ile kurumun beklentileri özdeşleştirilememiştir ve böylelikle kişi beklentilerinin karşılanmadığı hissine kapılarak düş kırıklığına uğramıştır. Becerisine uygun işlerde görevlendirilmemiş, bu konuda herhangi bir destek de görmemiş ya da yapabileceğinden daha fazla istenmiştir iş kendisinden. Bu durumda kişiler bazen görevinin gerektirdiği yetenekleri kendisinde göremeyince içlerinde bir eziklik duyabilmektedirler.

Kişilerin kurumda yüklendiği sorumluluk seviyesi, kendisinin istediği seviyede olmamıştır; ya daha az ya da daha çok olmuştur. Söz gelimi, etrafını kontrol etmekten hoşlanan ve kendini böyle güvende hisseden kişi kontrol etme ihtiyacını giderememiş ve hatta kontrol altına alındığı hissine kapılmış olabilir.

Ayrıca yönetim yapısının hantal oluşu ya da böyle bir yapının hiç gözükmeyişi kişiyi rahatsız etmiş olabilir. Bunların yanında diğer gönüllü ve profesyonel çalışanlarla olan ilişkilerinde yaşadığı aksamalar kişiyi kurumun gönüllüsü olmaktan, daha da öte tüm gönüllü faaliyetlerden uzaklaşmasına sebep olabilmektedir.

2.3.  GENÇ GÖNÜLLÜLER VE STK’LAR

Türk toplumunun büyük bir çoğunluğunu gençlerin oluşturduğu bilinmektedir. Fakat buna nispeten, gençler, sivil toplum kuruluşlarının içinde daha az yer almaktadır. Bu nedenle gençlerin sivil toplum kuruluşlarına katılımını ayrı bir başlık altında incelemek gerekmektedir.

Yapılan çeşitli anketler değerlendirildiğinde gençlerin ancak %15’lik kısmının ancak bir sivil toplum kuruluşunda görev aldığı ortaya çıkmaktadır. Bu düşük katılım oranlarının sonucu olarak; sivil toplum kuruluşları önemli bir gönüllü potansiyelini ve gençliğin getireceği pozitif enerjiyi kaçırmış olmakta; gençler de kendilerine yeteneklerini (ifade becerileri, liderlik ve temsil becerileri, ekipman kullanma becerileri, sosyal ortamları tanıma ve değişik kişilerle tanışma fırsatlarını vs..) geliştirme imkanları sunan sivil toplum kuruluşlarından istifade etme fırsatını kaçırmış olmaktadır.

Yapılan araştırmaların ortaya koyduğu bir diğer sonuç, gençlerin birincil olarak fakirlere yönelik; ikincil olarak da eğitime yönelik sivil toplum kuruluşlarıyla ilgilendiklerini ve buralarda görev alabileceklerini ortaya koymaktadır. Gençlerin sivil toplum kuruluşlarına katılmamalarının önemli nedenleri olarak, öncelikle STK’ların kendilerini yeterince tanıtamamaları ve gençlerin organizasyonlara katılmak üzere davet edilmemeleri olarak ifade edilmektedir.

Ayrıca düşünsel engel olarak; “Türkiye’de hiç bir şey değişmez” mantığı, çabaların değersiz görülmesi, kökten değişim arayışı, küçük değişimlerin önemsenmemesi, hemen sonuç görme arzusu ve “geçmişte denendi, deneyenler başarısız oldu” mantalitesi vs. sayılabilir. Çevresel engel olarak da: genel olarak devletin, özel anlamda okullardaki yöneticilerin ve ailelerin katılımcılığa ket vurması, yapılan faaliyetlerin “vaktin boşa harcanması” türünden olumsuz bir tutum içinde değerlendirilmesi vs.dir. 

Sivil toplum kuruluşlarına önemli bir güç katacak gençleri bu kurumlara çekmek; onların psikolojik yapılarını ve eğilimlerini determine ederek onlara uygun mesajlar üretmek ve onlara cazip çalışma koşulları sağlamakla mümkün olabilecektir. 

3. GÖNÜLLÜ YÖNETİMİ NEDİR?

Bazı kaynaklara göre üçüncü sektör olarak adlandırılacak kadar gelişmiş olan sivil toplum sektörü; bu aşamadan sonra demode olmuş, plansız, programsız çalışmalarla kendisini ileriye taşıyamayacaktır. Finansal sıkıntılardan gönüllü bulmaya kadar birçok zorluklar içerisinde olan STK’lar için, bulunan gönüllülerin yönetimi de ayrı bir sorun teşkil etmektedir. Bu konuda yapılan bilimsel çalışmalar, gönüllülük esaslı faaliyetlerde bulunan kişilerin yönetiminin günümüz işletmelerinde uygulanan insan kaynakları yönetimine benzer olduğunu fakat işlerin gönüllülük esasına dayandığı için daha farklı ve zor kısımları içerdiğini göstermiştir.

Sivil toplum kuruluşlarında gönüllü yönetim süreci aşağıdaki gibi sıralanabilir:

–  Kurumda Yapılacak İşlerin Belirlenmesi Ve Planlama

–  Gönüllü Bulma – Gönüllüleri Kuruma Çekme

–  Gönüllülerin Kuruma Oryantasyonu–  Görevlendirme

–  Gönüllü Eğitimi ve Yetiştirilmesi

–  Kayıtlama ve Raporlama–  Gönüllü/lerin Çalışmaların/ın Değerlendirilmesi

–  Ödüllendirme

Öncelikle kurumda yapılacak işlerin belirlenmesi gerekmektedir. “Ne yapılacak, nasıl yapılacak, ne zaman yapılacak ve bunları kim yapacak” sorularına cevap aranmalıdır. Yapılacak işler konusunda da bir hiyerarşik sıralama oluşturulup, faaliyetlerin ona göre planlanması gerekmektedir.

3.1. GÖNÜLLÜLERİ KURUMA ÇEKMEK

Kurumda belirlenen işlerin kimin tarafından yapılacağına dair verilecek yanıt, kurumun ihtiyaç duyduğu gönüllü sayısını ve gönüllülerin kurumdaki hangi pozisyonlara yerleştirilmesi gerektiğini ortaya koyacaktır. Ümit edilir ki kurum, faaliyetlerini gerçekleştirebilecek kadar gönüllüyü kadrosuna alsın ve yoluna devam etsin. Fakat pratikte bu böyle olmamakta; genellikle ya beklenenden daha az kişi kurumun gönüllüsü olarak görev almayı istemektedir ya da istenen pozisyonlar için gönüllü bulunamamaktadır. Burada çözülmesi gereken sorun, sayısal ve niteliksel olarak daha çok gönüllünün kuruma nasıl çekileceğidir.

Kuruma gönüllü çekmenin birinci basamağı “bizim gönüllümüz kimdir/kim olabilir” sorusunun cevaplanmasıdır. Sonra onların hangi motivasyonla kuruma çekilebileceği araştırılır ve kuruma bir de onların penceresinden bakılmaya, onların neden yardım etmek istedikleri öğrenilmeye çalışılır. Burada insanlar niçin gönüllü olur başlığında sıralanan maddeler üzerinde düşünülebilir. Her gönüllünün aynı motivasyona sahip olmayacağı göz önüne alınmalı ve gerekirse belirli özelliklerde gruplandırma yapılmalıdır.

Bir başka açıdan gönüllü bulma işine bakıldığında bunun bir değiş-tokuş olduğu görülür. Gönüllü; yeteneğini, zamanını, enerjisini ve deneyimini sunar. Kurum da onlara; gelişmeyi, sosyal arenada birilerine/bir şeylere meydan okumayı ve anlamlı şeyler yapma fırsatını sunar. Kurum niçin gönüllü istediğini dikkatle düşünmezse; muhatabı, kuruma olan ciddiyetini yitirmeye başlar ve gönüllü olarak faaliyetlere katılsa bile yaptığı iş üzerinde fazlaca düşünme gereği duymaz, dolayısıyla yaptığı işi de bir süre sonra hafife almaya başlar.

Gönüllü çekerken kurum önce bir hazırlık yapmalıdır. Bu hazırlık aşamasında şunlar yapılmalıdır:

–  Gönüllüye hangi kaynaklardan nasıl ulaşılacak?

–  Hangi iletişim araçları kullanılacak?

–  Mesaj ne olacak?

–  Başvurular nasıl değerlendirilecek? 

Kimi kurumlarda sistematik olmasa da daha önce denenmiş birtakım gönüllü çekme yöntemleri olabilir. Bunların rafa kaldırılması çözüm olmaz. Bilakis kurum, denenmiş faaliyetlerini yeniden değerleyerek, onları bütünsel planın bir parçası yapmalı ve devam ettirmelidir. Gönüllünün kuruma çekilmesinde unutulmaması gereken bir nokta; kişilerin sivil toplum kuruluşlarına,

a) en çok yakınlarının-dostlarının-akrabalarının teşviki üzerine,

b) medyadaki tanınırlığına bakıp, gönüllü olarak katıldıklarıdır.

Gerçekten birebir ilişkinin gücü gönüllü bulma faaliyetlerinde kendini özellikle göstermektedir. Gönüllü isteyen bir yapıya sahiptir. Bu tür gönüllüler şöyle motive edilebilir: Sorumluluklarının kurallar, kararlar ve benzeri dayanaklar olmasını sağlayarak.

3.2. GÖNÜLLÜLERİN KURUMA ORYANTASYONU

Oryantasyon faaliyetleri kurumlarda, üzerine pek eğilinmeyen fakat oryantasyona tabii tutulan kişinin dünyasında önemlilik arzeden bir faaliyettir. Kişi, oryantasyonda ilk izlenimlerini edinir. Kurumun ciddiyeti, emeğinin boşa gidip gitmeyeceği, kendisiyle ilgilenip ilgilenilmeyeceği ve başı sıkıştığında yardım alıp alamayacağı gibi bir çok kritik sorulara kendi kendine cevap aramaya başlar. Bu sahada oluşan olumsuz izlenimler kalıcı izler taşıyabilmektedir.

Gönüllünün kuruma oryantasyonunda unutulmaması gereken nokta; kurumun oryantasyon aşamasında gönüllüye ayıracağı zaman ne kadar verimli ise, gönüllünün de kurumda geçecek zamanının o kadar verimli olacağıdır. Vaktinin az bir kısmını ayırsa bile kişi, kendisinin kurumun önemli bir öğesi olarak algılanmasını isteyecektir.

Oryantasyon sürecinde gönüllüye:

–  Kurumun misyon, vizyon ve hedeflerinin ne olduğu ve ne ifade ettiği

– Kurumun ne zaman, nasıl ve kimler tarafından kurulduğu;

– Kurumdaki birimler ve çalışanların kimler olduğu,

– Orada kendisinin hangi işi, nasıl yapacağı,

– Kullanacağı oda-araç-gereç vs. tüm maddi unsurların ne olacağı ve bunları nasıl kullanacağı,

–  Kime karşı sorumlu olduğu ve bir problemi olduğunda kimden yardım isteyebileceği,

– İşinden kaynaklanabilecek zorlukların neler olabileceği ve kurumda (varsa) eğitimin ve ödüllendirmenin nasıl yapıldığı,

gibi temel bilgilerin gönüllüye aktarılması gerekmektedir. Mümkünse bir de “Gönüllü El Kitabı” verilmelidir. Bu bilgilerin tam ve sağlıklı olarak aktarılması gönüllünün –eğer varsa- kafasında oluşmuş kuruma dair boşlukları kaldıracaktır. Kişinin kendisi “Ben nerdeyim, niçin buradayım ve ne yapmak istiyorum” sorularını olumlu olarak cevaplayabiliyorsa, oryantasyon faaliyetleri istenen sonucu vermiş demektir. Kişi, gönüllülüğün keyfilik olmadığını anlamalıdır. Gerçekten gönüllü, canı istediği zaman işi yapan kişi değildir. 

Son olarak oryantasyon sürecinde bahsedilmesi gereken husus kurumdaki profesyonel çalışanlarla gönüllüler arasındaki ilişkilerdir. Zaman zaman yaşanan bir durum olarak; sivil toplum kuruluşunda, profesyonel-gönüllü çatışması, kurumu yıpratabilmekte ve faaliyet verimini düşürebilmektedir.

Aslında çatışmanın gelişmeyi doğurucu bir etkisinin de olduğu gözden kaçırılmamalıdır. Yani, kurumlarda sürekli olarak çatışmaları önlemek yerine onlardan pozitif sonuçlar çıkarmaya çalışılmalıdır. Peki gönüllü emeğinin sömürüldüğü hissine kapılmaması için aradaki ilişki nasıl kurulmalıdır? Bu konuda öncelikli olarak profesyonel çalışanların eğitim almış olması gerekmektedir. Bunun yanında özellikle oryantasyon aşamasında  (gönüllü ve profesyonellerin beraber yapacakları çalışmalar ile) kişiler beraber çalışmaya alıştırılmalı ve birbirlerine ısındırılmalıdırlar.

Gönüllü ve profesyonel çalışanlar kurum misyonunu, faaliyetlerini ve programını icra ederken; onların eşit ve birbirlerini tamamlayıcı oldukları göz önüne alınmalı ve bu mesaj kendilerine de iletilmelidir. Gönüllü ve profesyonel çalışanların, birbirlerinin yetenek ve ihtiyaçlarını anlaması ve bunlara saygı göstermesi gerekmektedir.

3.3.   GÖREVLENDİRME

Gönüllünün görevlendirilmesi, gönüllü yönetiminin kritik noktalarından biridir. Burada ikili bir ayrım yaparak konuyu inceleyelim: Birincisi, belli bir işi yapmak üzere kuruma gelmiş kişilerin görevlendirilmesi işlemidir. Bu genellikle, işin fazla vakit almayan ve üzerinde çokça düşünülmesi gerekmeyen bir konudur. Zira kurumdaki belirli bir iş için ya da bir proje için gönüllüler gereklidir ve o konuda başvuranlar seçilip görevlendirme yapılır.

İkinci durum ise herhangi bir görev çağrısı üzerine gelmemiş ya da istenen niteliklere sahip olmayan kişilerin görevlendirilmesidir. Bu durumda yapılması gereken ya gönüllüyü yapabileceği uygun bir göreve sevk etmek ya da bir başka sivil toplum kuruluşuna yönlendirmektir. Her kurumda görevlendirmenin üzerinde önemle durulmalıdır.

Zira her gönüllüye, eğer mümkünse, kurumda bir sorumluluk verilmelidir. Çünkü sorumluluk alan kişi kendini oraya ait hissetmektedir. Görevlendirme yapılırken göreve uygun insan seçilmelidir. Bu seçimin kalitesi, ileride meydana gelebilecek bir çok muhtemel problemi engelleyecektir.

Ayrıca bir işte görevlendirilen gönüllüye o iş için gerekli tüm alet-edevat, yer-zaman tahsis edilmeli ve hakkaniyet sınırları içerisinde, kendisinden kaldıramayacağı bir iş yükü istenmemelidir.

3.4.   GÖNÜLLÜ EĞİTİMİ VE YETİŞTİRİLMESİ

Gönüllülerin eğitimi ve yetiştirilmesi, onların kurumda yapacakları görevlerini daha verimli ve etkin kılmak amacına yöneliktir. Bu faaliyetler ayrıca, hem gönüllülerin kurumdan beklentilerini hem de sivil toplum kuruluşlarının bir yetişme ve eğitim alma yeri olma fonksiyonlarının bir yansımasıdır.

Verilen eğitimlerin üç boyutu bulunmaktadır. Birinci boyut, yani eğitimlerin görev boyutu; gönüllünün yaptığı ve yapacağı işler için yeterlilik kazandırılmasıdır. İkinci olarak, beşeri ve sosyal boyut; kendileriyle ve grupla ilgili farkındalık kazanmaları, grup olabilme yeteneklerinin ve sorun çözme kabiliyetlerinin arttırılmasıdır. Üçüncü olarak kurumda ileride boşalacak gönüllü kadrolar için gönüllü yetiştirmektir. Bu üçüncü boyut, üçüncü sektör içinde de kariyer planlamasının olabildiğini göstermesi açısından ilginçtir.

Gönüllülerin yetiştirilmesi ve eğitimi faaliyetleri dört başlıkta incelenebilir:

– Oryantasyon ile eğitim ve yetiştirme: Gönüllünün ihtiyaç duyduğu/duyacağı kuruma ve çalışmasına ait ön bilgilerin kazandırılması, çalışma ortamının ve ilişkilerin tanıtılması.

– Görevlendirme öncesi eğitim ve yetiştirme: Gönüllünün yapacağı iş için kullanacağı malzeme-araç ve gerecin kullanımının öğretilmesi. Bu tür eğitimler genellikle  kişi eğer özel uzmanlık isteyen bir iş yapacak veya bir araç kullanacaksa, buna dair gerekli bilgiler kazandırılır.

– Görev başında eğitim ve yetiştirme: Gönüllünün, görevi sürecinde karşılaşabileceği     zorluklar için sahip olması gereken özellikler/yetenekler kazandırılması. Görevini daha  iyi yapabilmesi için süpervizyon ve taktik verilmesi.

– Sürekli eğitim: Gönüllülerin, herhangi bir iş ya da pozisyon gözetmeksizin bir program dahilinde sürekli olarak eğitime tabi tutulmaları. 

4.  GÖNÜLLÜLERİN MOTİVASYONU

Kâr amaçlı işletmelerde kişileri motive eden unsur genellikle oraya gelme sebepleri olan maddi unsurlardır. İşletmeler çalışanlarının motivasyonu için prim, ikramiye ve çeşitli yöntemlerle gelir artışları sağlarlar. Oysa amacı kâr elde etmek olmayan sivil toplum kuruluşları için performans unsuru olarak herhangi bir ücretin kullanılamayacağı aşikardır. Zaten gönüllü emeği ücretsiz bir emektir. Kişi gönüllü olurken doğal olarak bir ücret beklemez. Bu sebeple, sivil toplum kuruluşları gönüllü çalışanlarının performansını arttırabilmek için işletmelerden daha zor durumdadır ve bu konuda daha fazla düşünmeleri gerekmektedir.

Gönüllülerin motivasyonu konusuna tersten gitmek ve öncelikle nelerin onların motivasyonlarını düşürücü etki yaptığına bir göz atmak ufuk açıcı olabilir. Kısaca söylemek gerekirse; gönüllü insanları motive eden unsurlar aslında onların niçin gönüllü oldukları kısmında ifadelendirilmiş ve gönüllülerin motivasyonlarını bozan unsurlar da, aslında onların niçin gönüllü olmak istemedikleri başlığı altında sıralanmıştır. Özetlersek:

·          Gönüllü kişinin yapacağı görevin sınırları çizilememiş ve ortada bir belirsizlik durumu var ise,

·          Kendisinden ne beklendiğini anlayamamış ya da bu kendisine tam anlatılamamış ise,

·          Oryantasyon çalışmalarının eksik yapılmasından dolayı kişi kuruma adapte olamamışsa,

·          Kişi yaptığı işle ilgili bir geribildirim alamıyorsa,

·          Kurumda eğitim ve yetiştirme fırsatları yok ise,

·          Yöneticiler ya da gönüllünün amiri/grup başkanı, onun ihtiyaçları ve karşılaştığı zorluklar hakkında yeteri kadar dinleyici olmuyor ve onunla ilgilenmiyorsa,

·          Yapacağı işle ilgili yeterli ekipmanı yoksa,

·                     … / …

kişinin motivasyonunda sorunlar çıkması muhtemeldir. Beşerî ve sosyal boyutun önde olduğu sivil toplum kuruluşları gönüllüleri motive etmek için kuşkusuz beşerî ve sosyal birtakım unsurlar kullanacaktır. Aynı zamanda, ileride gönüllülerin ödüllendirilmesi bölümünde anlatılacağı üzere çeşitli maddî imkanların sağlanması, gönüllüye sürprizler yapılması onların motivasyonlarını arttırmada önemli bir etki yapacaktır. Öte yandan, kendi projeleriyle gelen insanların projelerine önem verilmesi; fikirlerinin diğerleri tarafından kabul edildiğini hissetmesi, anlamlı işler yüklendiğini duyumsaması ve kendisine bu tür görevlerin verilmesi, gönüllünün motivasyonunu koruyucu unsurlardır. 

Sivil toplum kuruluşlarında kurum içi istekliliği ve motivasyonu arttıracak en önemli unsur temelde insanların birbirlerine karşı yaklaşımlarıdır. İçeride güler yüzlü insanların olduğu, bir problem durumunda kişiyi pür dikkat dinleyecek insanların bulunduğu ve birbirlerine karşı empatik olabilen insanlardan oluşmuş bir kurumda, herhangi ek bir motivasyon aracı ihtiyacına gerek kalmayacaktır.

5.  KAYITLAMA VE GÖNÜLLÜ VERİ TABANI

Kayıtlama ya da kayıt altına alma işlemi tüm kurumlar için kritik öneme sahip bir konudur. “Kayıt altına alınamayan bir şey geliştirilemez” ilkesinden hareketle kurumlarda yapılan her türlü faaliyet kayıt altına alınmalıdır. Sivil toplum kuruluşlarında gönüllü yönetimi başlığı altında kayıt tutma: Gönüllülerin yaptıkları tüm işleri ve onlara uygulanan tüm eğitim ve yetiştirme faaliyetleri ve performanslarına dair değerlendirmelerin kayıt altına alınmasıdır.

Peki, sivil toplum kuruluşlarında bu kayıtlara niçin gerek duyulur:

·          Yeni gelecek gönüllünün veya halihazırdaki gönüllünün görevlendirilmesi ile ilgili bir çatışmayı önlemek, doğru göreve doğru gönüllüyü yerleştirebilmek için,

·          Gönüllülerin hangi motivasyonla kuruma geldikleri bilineceği için, onların motivasyonlarının sağlanması ve arttırılmasını kolaylaştırmak için,

·          Gönüllülere ihtiyaç duyulduğunda ulaşabilmek ve onları acil durumlarda haberdar edebilmek için, ·          Gönüllüleri doğru değerlendirmek için,

·          Verilecek herhangi bir ödül söz konusu olduğunda bir yanlışlığa düşmemek için.

Sivil toplum kuruluşlarının gönüllülerine ilişkin bilgileri toplaması ve gerekli olduğunda bunlardan istatistikî bilgi alabilmesi, kurumun ileride yapacağı planlama faaliyetlerine de zemin hazırlayacaktır. Gönüllü yönetiminin ilk safhası olan planlama, gönüllü bilgilerinin mevcudiyeti ile daha gerçekçi bir şekilde yapılabilecektir.

Bununla ilgili olarak yurt dışında yapılmış bazı bilgisayar yazılımları mevcuttur. Bu yazılımlar sayesinde gönüllülerin neler yaptıkları, nerede başarılı oldukları ve bir daha kendilerine ne gibi görevler verilebileceği, ne gibi görevlerin verilmemesi gerektiği ve benzeri bilgiler kolaylıkla elde edilebilmektedir. Belki çok gelişmiş yazılım programlarıyla değilse de bir MS Excel, MS Access programları ile, küçük-büyük her sivil toplum kuruluşu bir gönüllü veri tabanı oluşturmalıdır.

7.   GÖNÜLLÜLERİN ÖDÜLLENDİRİLMESİ

Sivil toplum kuruluşlarının, gönüllüleri için yaptıkları işlerin tamamı gönüllülerin ödüllendirilmesi olarak adlandırılır. Örneğin, teşekkür notu, plaket, “….Gönüllüsü” sertifikası, hediye, yurt dışında bir konferansa gönderme, doğum günü ve diğer özel günler için tebrik kartları gönderme, taziye gönderme, gönüllünün adına bir gece düzenleme gibi bir takım faaliyetler, gönüllü ile kurum arasındaki bağı güçlendirmeye yarayacaktır. Özellikle belli bir eğitim sürecinden geçmiş ya da kurumla yeni tanışmış gönüllülere yapılan benzeri sürprizler, gönüllülere kendilerinin doğru yolda ilerlediklerini hissettirmesi açısından önemlidir.

Bunların yanında “ayın gönüllüsü” gibi unvanlar verme veya bir davette/toplantıda kendisine insanların önünde teşekkür etme, kurumun yayın organında veya başka yayın organlarında gönüllülerin faaliyetlerini yayınlatma gibi sosyal bir takım unsurlarla da gönüllüler ödüllendirilebilir.

8. SONUÇ

Bazı kaynaklarda “insanlarla beraber iş yapma” olarak tanımlanan yöneticilik; kâr amaçlı olsun veya olmasın tüm organizasyonların en kritik ve en zor işidir. Sivil toplum kuruluşları içinse bu zorluk daha da artmaktadır. Zira bu tip kuruluşlarda insanlardan öte gönülleriyönetmek işin içine girmektedir. Bu tip kuruluşlarda yönetici olmak isteyen ya da halihazırda yönetici olan kişilerin temel insan psikolojisi ve davranışları hakkında geniş bir bilgi edinmesi gerekmektedir.

Gönüllü yönetimi ve gönüllü psikolojisi birbirine geçişli bir konudur. Ayrı ayrı düşünmek beraberinde eksiklikleri doğurur. Gönüllü yönetiminde önemli olan sorunları ve kaynaklarını anlayabilmektir.

Gönüllü yönetimi ile ilgili yapılmış bir atölye çalışması aşağıdaki sonuçları ortaya koymaktadır:

“Gönüllülerin üstleneceği işler kendi istek ve imkanlarına uygun olmalı ve gönüllülere uygun ve iyi tanımlanmış işler verilmelidir. Gönüllü emeğine saygıdeğer bir emek olarak yaklaşılmalı, başarılar takdir edilmeli ve ödüllendirilmelidir. Gönüllülük hakları kurum tarafından belirlenmelidir. Kurum içinde eşit davranılma, eğitilme, doğru rehberlik, yönlendirme, uygun çalışma mekanı bulma, deneyim çeşitliliği ve tercih hakkı, fikir beyan etme ve görev kabul etmeme hakları gönüllülere sağlanmalıdır. Gönüllünün geldiği STK’da güler yüzle karşılanma ve olumlu bir çerçevede çalışma hakkı ile kurumla gönüllüler arasında açık ve sürekli iletişim ortamının sağlanması özellikle önemlidir.” (5.STK Sempozyumu, 1. Atölye: “STK’larda Üyelik, Destekçilik ve Gönüllülük Etiği”; http://www.tarihvakfi.org.tr/stkbm/1)

Kurumlar ancak kaynakları kadar güçlüdür ve bir STK’nın en önemli kaynağı gönüllülerdir. Bazen bir gönüllü kurumu ileri taşıyabilecek bir potansiyele sahip olmasına rağmen yeterli ilgiyi göremeyince  motivasyon kaybına uğrayabilmekte ve ümitsizliğe kapılabilmektedir. Yöneticilerin özellikle bunlara dikkat temsi gerekmektedir. Ne gönüllü uğruna kurum hedeflerinden sapmalı ne de hedefler uğruna kişiler uzaklaştırılmamalıdır. Kurulması gereken ideal denge herhalde bu olmalı.

Son olarak, gönüllülerle ilgili  birkaç eğilimden bahsederek yazımızı neticelendirelim:

·          Gönüllüler gönüllü olarak faaliyet gösterdikleri kurumlardan büyük beklentiler içine girmeye başlamışlardır. Aynı şekilde kurumlar da gönüllülerden büyük beklenti içinde olmaya başlamışlardır.

·          İnternet gönüllülüğü yaygınlaşmaya başlamıştır. İnternet gönüllüleri, kurumların göz ardı etmemesi gereken bir kaynak olarak ortada durmaktadır.

·          Gönüllülerde kurum için çalışmak fakat kurumdan bağımsız çalışmak gibi bir takım eğilimler oluşmaya başlamıştır.

·          Bir STK için uzun dönemli gönüllü olma yerine daha fazla kuruluşta kısa dönemli gönüllülük ve proje bazlı gönüllülük eğilimi artmaya başlamıştır.  

Yılmaz Yaman